School Management System (SMS)

1. Rationale

At present, schools and universities use multiple information systems for various management tasks such as registration, finance, teaching and learning, evaluation, and attendance tracking.

These systems are often developed separately, resulting in several issues --- data inconsistency, redundant work processes, excessive resource usage, and data inaccuracy.

Developing and integrating a School Management System (SMS) that combines all sub-systems into one centralized platform will create a unified student--staff information hub, reduce paperwork duplication, enhance management efficiency, and support administrative decision-making with real-time data.

2. Objectives

  1. To develop a centralized and integrated information system that connects all educational processes within an institution.
  2. To improve management efficiency by reducing redundant tasks and minimizing errors.
  3. To allow students, teachers, staff, and parents to access relevant information conveniently and transparently.
  4. To establish a statistical database and reporting tools to assist administrators in educational planning and development.

3. Expected Benefits

  • For Administrators: Comprehensive dashboard and summary reports to support data-driven decision-making.
  • For Teachers/Staff: Reduced paperwork, allowing more time for teaching and student development.
  • For Students: Easy access to learning data, grades, financial records, and evaluations.
  • For Parents: Real-time monitoring of their child's learning progress, behavior, and financial status.
  • For Institutions: Long-term cost reduction, improved transparency, and progression toward becoming a Smart School.

1. 背景と目的

現在、多くの学校や大学では、学籍管理、財務管理、授業運営、評価、出席管理など、複数の情報システムを個別に運用しています。

しかし、それぞれのシステムが独立して開発されているため、データの不整合、作業の重複、リソースの浪費、そして情報の正確性の欠如といった問題が発生しています。

すべてのサブシステムを統合した School Management System (SMS) を開発・導入することで、学生・職員のデータを一元管理し、書類業務の削減、管理効率の向上、そしてリアルタイムデータに基づく経営判断を支援することが可能になります。

2. 目的

  1. 教育機関のすべての業務プロセスを統合する中央情報システムを構築すること。
  2. 管理業務の効率化を図り、作業の重複およびミスを削減すること。
  3. 学生、教員、職員、保護者が関連情報に容易かつ透明にアクセスできるようにすること。
  4. 学校・大学の発展計画に役立つ統計データベースおよびレポート機能を構築すること。

3. 期待される効果

  • 管理者向け: 意思決定を支援する包括的なダッシュボードとレポート機能を提供。
  • 教職員向け: 事務作業を削減し、教育および学生指導により多くの時間を割けるようにする。
  • 学生向け: 学習データ、成績、財務情報、評価結果を自分で簡単に確認可能。
  • 保護者向け: 子どもの学習状況、行動、財務状況をリアルタイムで把握できる。
  • 教育機関向け: 長期的なコスト削減、透明性の向上、そしてスマートスクールへの発展を促進する。

4. Scope of Work

The project covers the development of interconnected sub-systems under the School Management System (SMS), as follows:

  1. Student Information System (SIS) -- Stores and manages student information.
  2. Registration System -- Manages course registration, class schedules, and examination timetables.
  3. Finance System -- Manages tuition payments and financial transactions.
  4. Student Banking System -- Provides a learning platform for student financial literacy.
  5. Learning Management System (LMS) -- Supports online learning, assignments, and virtual classrooms.
  6. Student Evaluation System -- Handles assessment, grading, and academic reports.
  7. Student & Teacher Attendance System -- Automated attendance via QR code or face recognition.
  8. Room Attendance System -- Manages classroom usage and attendance within rooms.

5. Details of the Scope

The School Management System (SMS) will integrate eight major sub-systems that cover all key academic and administrative operations of an educational institution:

5.1. Student Information System (SIS)

  • Stores and manages personal and academic data of students (profiles, guardians, educational history).
  • Manages student profiles and academic status.
  • Generates student IDs and identification cards.
  • Produces statistical and demographic reports.

5.2. Registration System

  • Course and semester registration management.
  • Automated class and examination scheduling.
  • Course management (open/close courses, assign instructors).
  • Prerequisite checking and validation.
  • Registration reports and analytics.

5.3. Finance System

  • Tuition and academic fee payment management.
  • Automatic invoice and receipt generation.
  • Payment tracking and financial reporting.
  • Integration with banks and online payment gateways.
  • Financial dashboards for administrators.

5.4. Student Banking System

  • Student savings accounts for financial education.
  • Digital deposit and withdrawal functions.
  • Transaction history reports.
  • Integration with financial learning activities.

5.5. Learning Management System (LMS)

  • Online learning and teaching management.
  • Upload and organize learning materials (documents, videos, exercises).
  • Online assignment submission system.
  • Online testing and quiz management.
  • Learning progress dashboard for students and teachers.

5.6. Student Evaluation System

  • Records exam scores, coursework grades, and overall performance.
  • Calculates GPA and subject-level evaluations.
  • Supports competency-based and behavioral assessment.
  • Generates transcripts and academic reports.
  • Allows students and parents to access academic results.

5.7. Student & Teacher Attendance System

  • Attendance tracking via QR code or face recognition.
  • Teacher and staff attendance management (check-in/out).
  • Attendance summary reports (present, absent, late).
  • Automated notifications to parents for student absences.
  • Integration with evaluation and activity systems.

5.8. Room Attendance & Management System

  • Classroom, laboratory, and meeting room booking management.
  • Attendance tracking for classroom usage.
  • Real-time monitoring of room utilization.
  • Reporting tools for room management and optimization.

5.9. Integration Scope

  • All sub-systems share a centralized database.
  • Supports API and Single Sign-On (SSO) for unified access.
  • Core data (students, teachers, courses, finance) are interconnected across modules.
  • Executive dashboard for administrative oversight and real-time analytics.

👉 Together, these components create a fully integrated All-in-One School Management Platform that connects every aspect of academic and operational administration.

4. 業務範囲（スコープ）

本プロジェクトでは、以下のように相互に連携するサブシステムを開発します：

  1. 学生情報システム (SIS) -- 学生情報の保存および管理。
  2. 履修登録システム -- 科目登録、授業・試験スケジュールの管理。
  3. 財務システム -- 学費および関連する支払い管理。
  4. 学生バンキングシステム -- 金融教育を目的とした学生口座の運用。
  5. 学習管理システム (LMS) -- オンライン授業、課題提出、バーチャルクラス運営。
  6. 学生評価システム -- 成績評価、評定、学業報告の管理。
  7. 出席管理システム（学生・教員） -- QRコードや顔認識による自動出席管理。
  8. 教室利用管理システム -- 教室利用および入室出席の管理。

5. スコープの詳細

本プロジェクトでは、教育機関の主要な学務・管理業務を網羅する 8つの統合サブシステム を開発します。

5.1. 学生情報システム (SIS)

  • 学生の個人情報および学籍情報の管理（プロフィール、保護者情報、学歴など）。
  • 学生プロファイルおよび在籍状況の管理。
  • 学生IDや身分証の発行。
  • 統計および学籍に関するレポート作成。

5.2. 履修登録システム

  • 科目および学期ごとの履修登録管理。
  • 授業・試験スケジュールの自動生成。
  • 科目開講・閉講および担当教員の設定。
  • 履修条件（前提科目）のチェック。
  • 登録状況のレポート作成。

5.3. 財務システム

  • 授業料および学費関連支払いの管理。
  • 請求書・領収書の自動発行。
  • 支払い状況の追跡。
  • 銀行・オンライン決済との連携。
  • 管理者向け財務ダッシュボード。

5.4. 学生バンキングシステム

  • 学生の貯蓄口座を通じた金融リテラシー教育。
  • デジタル入出金機能。
  • 取引履歴のレポート。
  • 金融教育プログラムとの連携。

5.5. 学習管理システム (LMS)

  • オンライン授業・学習コンテンツの管理。
  • 教材（ドキュメント、動画、練習問題など）のアップロード。
  • オンライン課題提出機能。
  • オンライン試験・クイズの管理。
  • 学生・教員用の学習進捗ダッシュボード。

5.6. 学生評価システム

  • 試験点数、平常点、総合成績の記録。
  • GPAおよび科目別評価の算出。
  • 能力・行動評価への対応。
  • 成績証明書（トランスクリプト）の発行。
  • 学生・保護者がオンラインで成績を閲覧可能。

5.7. 出席管理システム（学生・教員）

  • QRコードまたは顔認識による出席確認。
  • 教職員の出勤・退勤管理。
  • 出席状況（出席・欠席・遅刻）の集計。
  • 学生欠席時の自動通知機能（保護者宛）。
  • 評価システムや活動システムとの連携。

5.8. 教室利用管理システム

  • 教室、会議室、実験室などの予約管理。
  • 教室利用時の出席確認。
  • 教室使用状況のリアルタイム監視。
  • 教室利用状況のレポートおよび最適化支援。

5.9. システム連携範囲

  • すべてのサブシステムは中央データベースで連携。
  • APIおよびSSO（シングルサインオン）に対応し、一つのアカウントでアクセス可能。
  • 学生、教員、科目、財務などの重要データをモジュール間で共有。
  • 管理者向けにリアルタイムの統合ダッシュボードを提供。

👉 これらすべてを統合することで、教育機関のあらゆる側面を連携させるオールインワンの学校管理プラットフォームを実現します。

6. Project Timeline

The project is expected to take 12 months, divided into the following phases:

  • Month 1--2: Requirement gathering and system design.
  • Month 3--6: Development of Phase 1 sub-systems (SIS, Registration, Attendance).
  • Month 7--9: Development of additional sub-systems (Finance, Evaluation, LMS).
  • Month 10--11: System testing and user acceptance testing (UAT).
  • Month 12: Staff training and system deployment (Go-live).

7. Estimated Budget

(Depending on development approach: in-house or outsourced)

  • Software and database development: XX,XXX -- XXX,XXX THB
  • Hardware (servers, network equipment, attendance devices like scanners or face recognition cameras): XX,XXX THB
  • Staff training and manuals: XX,XXX THB
  • Support & maintenance (first year): XX,XXX THB

Total Estimated Cost: XXX,XXX -- X,XXX,XXX THB

8. Risks and Mitigation Strategies

  • Technical risks: Potential issues in system integration → Mitigation: Use modular architecture and API connections.
  • Personnel risks: Staff may not be ready to adopt the new system → Mitigation: Provide training and user manuals.
  • Budget risks: Potential budget overruns → Mitigation: Implement budget control plan and phase-based implementation.

9. Summary

The development of the School Management System (SMS) will:

  • Elevate school/university management toward a Smart School.
  • Reduce administrative workload and paperwork.
  • Improve students' learning efficiency.
  • Support administrators in strategic planning with real-time data and integrated reporting.

6. プロジェクト期間

本プロジェクトの所要期間は 12か月 を予定しており、以下のフェーズで進行します：

  • 月 1--2: 要件定義およびシステム設計
  • 月 3--6: フェーズ1のサブシステム開発（SIS、履修登録、出席管理）
  • 月 7--9: 追加サブシステム開発（財務、評価、LMS）
  • 月 10--11: システムテストおよびユーザー受け入れテスト（UAT）
  • 月 12: スタッフ研修および本番稼働（Go-live）

7. 概算予算

(開発方式に応じて：社内開発または外部委託)

  • ソフトウェアおよびデータベース開発費：XX,XXX -- XXX,XXX THB
  • ハードウェア（サーバー、ネットワーク機器、出席管理機器：スキャナー・顔認証カメラなど）：XX,XXX THB
  • スタッフ研修およびマニュアル作成費：XX,XXX THB
  • サポート・保守（初年度）：XX,XXX THB

合計見積もり: XXX,XXX -- X,XXX,XXX THB

8. リスクと対策

  • 技術的リスク: システム連携の問題発生 → 対策：モジュラーアーキテクチャとAPI連携の採用
  • 人材リスク: スタッフが新システムに慣れない → 対策：研修とマニュアル提供
  • 予算リスク: 予算超過の可能性 → 対策：予算管理計画の策定およびフェーズごとの実施

9. まとめ

School Management System (SMS) の開発により：

  • 学校・大学の管理を スマートスクール レベルに引き上げ
  • 事務作業や書類業務を削減
  • 学生の学習効率を向上
  • 経営者がリアルタイムデータと統合レポートを用いた戦略的計画を立てられるよう支援

All Rights Reserved © 2025